Automatisierte Reportgenerierung zur Verbesserung der Arbeit der Weltläden

Die Challenge

Weltladen Dachverband

Der Weltladen-Dachverband ist das zentrale Netzwerk der Weltläden und Aktionsgruppen für Fairen Handel auf Bundesebene. Er ist als Verein organisiert und hat seine Geschäftsstelle in Mainz. Rund 460 der ca. 900 Weltläden in Deutschland sind Mitglied im Weltladen-Dachverband. Er unterstützt Weltläden in allen Bereichen ihrer Arbeit, entwickelt Informations-, Kampagnen und Schulungsmaterialien, bietet Fortbildungen an und organisiert mit den jährlichen Weltladen-Fachtagen das größte Treffen für Weltläden und ihre Partner. Mit seinen Überprüfungs- und Monitoringinstrumenten leistet er darüber hinaus einen wertvollen Beitrag zur Glaubwürdigkeit der Weltläden. ("Quelle")

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Der Weltladen Dachverband und das Eine Welt Netzwerk Bayern (im Weiteren nur Weltladen Dachverband) führen jedes Jahr Befragungen ihrer Mitglieder - einzelne Weltläden - durch, um deren Situation und Bedürfnisse besser zu verstehen. Den Mitgliedern soll außerdem nutzenbringendes Feedback bzgl. ihrer Stellung im Vergleich zu den andern Weltläden gegeben werden.

Der Anspruch der Umfrage ist es, jedem Weltladen, der an der Umfrage teilnimmt, eine individualisierte Rückmeldung zu geben. Der entsprechende Report enthält verschiedene Grafiken und deskriptive Statistiken, der es den einzelnen Weltläden erlaubt, ihre Situation im Vergleich zu anderen Weltläden einzuschätzen. Die se individuellen Reports wurden vor Projektbeginn händisch mit Excel und Word erstellt. Bei mehreren hundert teilnehmenden Mitgliedern war dies ein sehr zeitaufwändiger und fehleranfälliger Prozess, welcher von den zumeist ehrenamtlichen Mitarbeitern des Weltladen Dachverbands nur schwer gestemmt werden konnte.

Der Weltladen Dachverband wollte diesen Prozess automatisieren. Darüber hinaus sollten durch statistische Analysen zusätzliche Zusammenhänge in der Struktur der Weltläden aufgedeckt werden.

Die Datengrundlage

Die Daten basierten auf einer durchgeführten Online-Umfrage unter den Weltläden. Der Datensatz umfasste dabei eine dreistellige Zahl an teilnehmenden Läden und mehrere dutzende Variablen.

Die Daten wurden aus dem Online-Umfrage-Tool als .csv-Dateien exportiert und dem CorrelAid Team bereitgestellt. Während des Projekts wurden die Daten ausschließlich auf den Systemen des Dachverbands sowie CorrelAid-Servern gespeichert, sodass ein Zugang durch unberechtigte Dritte ausgeschlossen werden konnte.

Der Ansatz

CorrelAid konnte dem Team des Weltladen Dachverbands helfen, indem die manuelle und somit fehleranfällige und sehr zeitaufwendige Erstellung von individualisierten Berichten automatisiert wurde. Hierzu wurden die frei zugängliche Statistik-Software R sowie implizit das Textsatzsystem Latex zum Erstellen von Tabellen innerhalb der Berichte verwendet.

Im Zuge des Projekts wurden außerdem Vorschläge zur Optimierung der Fragebögen entwickelt und umgesetzt.

Um eine langfristige Wirkung des Projekts sicherzustellen, wurde darauf geachtet, das Team des Dachverbands dazu zu befähigen, die Analyse zukünftig selbst auszuführen. Die von CorrelAid entwickelten Skripte wurden hierzu ausführlich und persönlich mit Mitarbeiter:innen des Dachverbands besprochen und deren Durchführung umfangreich getestet. Außerdem wurde der Code sinnvoll kommentiert. Für Nachfragen stand das Projektteam außerdem zusätzlich zur Verfügung, worauf der Weltladen Dachverband auch wiederholt zurück gegriffen hat. Die Durchführung auf der lokalen Maschine der Mitarbeiter:innen läuft mittlerweile reibungslos.

Technischer Lösungsansatz

Die Daten wurden mit R eingelesen und aufbereitet (Datenqualitätskontrolle, Aggregation, Erstellen neuer Variablen). Dabei wurden deskriptive Auswertungen für alle Läden sowie für die individuellen Läden und ihre jeweilige Peergroup durchgeführt. Die Ergebnisse wurden für die individualisierten Berichte benötigt, welche wiederum mit Rmarkdown generiert wurden. Tabellen in den Berichten wurden mit dem R-Paket kableExtra erstellt, die Grafiken mittels ggplot2. Der gesamte Prozess kann nun für alle für alle teilnehmenden Weltläden angestoßen werden und läuft dann automatisch durch.

Die Wirkung

Dank des Automatisierungsansatzes kann der Weltladen Dachverband die Berichte nun einfacher, dauerhafter und mit sehr viel weniger Aufwand erstellen. Außerdem konnte die Validität der Daten verbessert werden.

Der Weltladen Dachverband hat außerdem durch das Projekt ein besseres Verständnis für die generelle Herangehensweise bei datengetriebenen Auswertungen bekommen. Dazu gehören Aspekte wie die Erstellung der Umfrage bereits mit Hinblick auf die spätere Auswertung der Daten und Überlegungen bzlg. der Datenqualitätsanalyse. Auch die eingesetzen Tools und ihre Möglichkeiten wurden vermittelt.

Die CorrelAid-Ehrenamtlichen konnten ihrerseits ein besseres Verständnis für die Bedürfnisse/Arbeitsweise von NGOs im Allgemeinen und den Weltläden im Speziellen gewinnen. Außerdem konnten sie im Rahmen des Projekts viel voneinander lernen - sowohl in Bezug auf Tools als auch auf die Vorgehensweise und Art der Zusammenarbeit.